قرر مجلس الوزراء، الموافقة على لائحة الاتصالات الرسمية 2024 والحفاظ على المعلومات والوثائق، حيث تهدف هذه اللائحة إلى وضع ضوابط لتنظيم المراسلات الحكومية الرسمية، سواء الصادرة أو الواردة وكذلك توثيقها، وتتضمن اللائحة تنظيم إجراءات ورود وصدور المراسلات، كما تتضمن استلامها وتسليمها بين الأجهزة أو الأشخاص، ذوي الصفة الاعتبارية، كما تتضمن متابعة المراسلات، وذلك من أجل الحفاظ على تصنيف وأمن معلومات المراسلات.
لائحة الاتصالات الرسمية للحفاظ على الوثائق
نصت المادة الـ4 باللائحة، على أن الاتصالات الرسمية تتم بين الأجهزة، وذلك من خلال مستويات إدارية متوافقة ومتساوية، كما تنص على أنه في حال الحاجة للقيام بأي اتصالات رسمية بين مستويات إدارية مختلفة، فإنه يتعين على المستوى الإداري الأدني أن يراعي ذلك، من خلال مرجع إداري، أما المادة الـ5 نصت على أنه لا يجوز أن تجري الأجهزة اتصالات رسمية مع جهات ممثلية أجنبية، سواء داخل أو خارج المملكة، إلا من خلال وزارة الخارجية.
لا للتبجيل والاسهاب الممل
تهدف إلى وضع ضوابط، للحفاظ على أوعية الوثائق والمعلومات بكافة المراحل، كما تهدف إلى حماية المعلومات، وقد نشرت جريدة أم القرى تفاصيل اللائحة كالتالي:
- يحظر الاسهاب الممل، كما يحظر الاختصار المخل.
- يراعى عدم استخدام الألفاظ الأجنبية، وذلك إن لم يكن لذلك مسوغ.
- يجب مراعاة وضوح المعاني والألفاظ، حيث لا تكون منافية لأحكام الشريعة.
- يتعين أن تكون الجمل من حيث التركيب والألفاظ سليمة.
حظر ألفاظ التبجيل
- منعت اللائحة، استخدام أي ألفاظ دالة على التفخيم أو التعظيم.
- حظرت اللائحة ألفاظ التبجيل سواء في المراسلات الورقية أو الالكترونية.
- شددت على الحذر من أي أفعال تضر بالوثائق أو تتسبب في تلفها، مثل تخريم أو تدبيس أصول الوثائق.
- اكدت على استخدام وسائل تحافظ على سلامة الوثائق، حيث يحظر ثنيها.
- تهدف إلى توحيد معايير المراسلات الرسمية، سواء الموضوعية أو الشكلية.